Trovare talenti, risolvere problemi reali, dare visibilità al proprio brand/azienda. I motivi per creare un hackaton sono tanti, ma il suo successo dipende da un’attenta pianificazione e dalla chiarezza degli obiettivi. In questo articolo esploreremo i passi fondamentali per organizzare un hackathon di successo, fornendo consigli utili e suggerimenti pratici.
La pianificazione: gli step per organizzare un hackathon
Gli hackaton sono eventi partecipativi. Diversi esperti di discipline tech faranno a gara per risolvere i problemi che gli sottoporrai. Il primo passo, quindi, è decidere il tema del tuo evento. Facile a dirsi, ma nella pratica? Un buon punto di partenza è chiederti perché quest’iniziativa è in linea con obiettivi e valori della tua azienda, insomma perché vuoi organizzarlo? Facciamo un esempio. Quando il primo hackaton della storia fu lanciato nel 1999, gli sviluppatori OpenBSD che lo organizzarono avevano uno scopo ben preciso, rendere il sistema più sicuro e al passo con le moderne tecniche di crittografia. Prova anche tu a partire dai bisogni della tua azienda.
Una volta deciso il tema, individua un esperto della materia. Può essere interno o esterno alla tua azienda, ma è importante che sia una figura autorevole, che possa aiutare nella progettazione della sfida e nella conduzione della gara vera e propria. In base alle dimensioni dell’evento puoi aver bisogno anche di alcuni facilitatori, che indirizzino le discussioni e aiutino i partecipanti a mettere a fuoco obiettivi e regole dell’evento.
Definisci le regole del gioco. Quanti partecipanti? Possono iscriversi solo singoli o anche squadre? Vuoi limitare i profili a junior, studenti o altri professionisti? Quanto tempo avranno a disposizione? La comunicazione su questi punti dovrebbe essere più chiara possibile, così che il giorno dell’evento i partecipanti non abbiano sorprese e possano concentrarsi unicamente sul compito assegnato.
Attrarre i talenti: come coinvolgere partecipanti di alto livello
Ora che il tuo hackathon inizia a prendere forma, hai bisogno di partecipanti. Se tra i tuoi obiettivi c’è quello di attrarre talenti in ottica di recruiting, il tuo evento dovrà essere in grado di attrarre figure di valore per la tua azienda, lasciandole esprimere al meglio delle loro possibilità. Cerca quindi di costruire un evento inclusivo per tutti e per tutte, sgomberando il campo da qualsiasi bias (genere, età, provenienza) che possa ostacolare l’espressione delle reali capacità delle persone.
Vuoi attrarre figure junior o anche già affermate? Nel primo caso, sicuramente le università, sia pubbliche che private, sono i partner ideali per questo genere di iniziative. Puoi prendere accordi con una singola cattedra oppure proporre una partnership all’ateneo, ma quest’ultima ipotesi ha più senso laddove hai in programma di svolgere eventi con una certa regolarità.
In ogni caso, i talenti saranno più invogliati se offrirai degli incentivi.
Se l’obiettivo è esplorare limiti e potenzialità di un prodotto o servizio che stai sviluppando, un premio in denaro per i vincitori può essere uno stimolo utile ad attrarre talenti e massimizzare la durata breve dell’evento – di solito uno o due giorni.
Se invece l’obiettivo dichiarato è il recruiting, uno stage o un’esperienza in azienda saranno sicuramente il premio più invitante per chi decide di partecipare. La cosa importante è essere trasparenti in ogni momento dell’organizzazione, sia su cosa bisognerà fare che sulla posta in palio per i vincitori. Ricorda che i partecipanti potrebbero avere aspettative diverse su questo momento, visto che molto spesso un hackathon è anche un’opportunità per migliorare le competenze nel settore IT.
La dinamica dell’evento: gestire il flusso dell’hackathon
A prescindere dai tuoi obiettivi, un evento come un hackathon offre anche una vetrina importante alla tua azienda, al modo in cui si lavora e ci si relaziona con le persone. Il primo passo è quindi decidere dove si svolgerà. Se i tuoi spazi lo permettono, e stai pensando ad un panel misto di partecipanti interni ed esterni, sicuramente un evento in house è un’occasione per far conoscere ai partecipanti il tuo ambiente di lavoro, per far incontrare le persone e trasmettere così i valori che contano per la tua azienda.
Molti hackathon, d’altra parte, si svolgono in location per eventi tradizionali come hotel e sale congressi. Questa scelta in particolare è sensata se vuoi offrire alloggio o agevolazioni ai partecipanti nel caso l’evento durasse più di un giorno e fossero previsti ospiti da altre città o regioni. In questo caso non mancare di prevedere momenti di socialità al di fuori dell’orario di svolgimento (es. cene o aperitivi).
Per eventi più piccoli puoi valutare anche degli spazi di coworking. Queste strutture di solito hanno delle sale meeting di dimensioni diverse. In questo modo potrai utilizzare una sala grande per le sessioni collettive (benvenuto, presentazione tema ecc), e dedicare invece le sale più piccole ai gruppi di lavoro.
Su eventbrite puoi dare un’occhiata agli hackathon che si stanno svolgendo o si svolgeranno nei prossimi mesi, così da farti un’idea di come vengono gestiti altri eventi di questo tipo. La scaletta dell’evento includerà naturalmente un primo momento di incontro/colazione informale, seguito dalla presentazione dell’azienda e poi del tema dell’evento.
Se i partecipanti non sono già divisi in gruppi, questo può essere un buon momento per sorteggiarli “pubblicamente” e formare così i team di lavoro. Ricorda sempre che la trasparenza è un elemento fondamentale per instaurare fiducia nell’evento e nella tua stessa azienda. Condividi tutti gli step, introduci i facilitatori e assicurati che ogni gruppo abbia sempre un referente a disposizione per qualsiasi richiesta.
L’importanza dell’hackathon nel reclutamento per HR e aziende
Il recruiting è uno degli obiettivi principali di un hackathon. Certo, in alcuni casi questi eventi hanno dato vita a startup di successo, come nel caso di GroupMe, nata da un evento Tech Crunch Disrupt nel 2010 e venduta poi a Skype per 80 milioni di dollari. Molto più spesso però contest come questi servono a far incontrare domanda e offerta di lavoro tech in un contesto creativo, meno imbrigliato dalle logiche del cv e del classico colloquio di lavoro.
Come già detto, cerca di costruire un ambiente più inclusivo possibile, facilitando gli interventi di tutti e tutte, in modo che chiunque possa esprimere il proprio potenziale.
Il tuo team di mentor e facilitatori, oltre ad agevolare lo svolgimento delle sessioni, dovrebbe essere allineato sugli obiettivi di recruiting, così da poter svolgere un debriefing accurato sulle sessioni e condividere le impressioni sui partecipanti.
Anche con tutti questi accorgimenti però dobbiamo ricordare che alcune persone soffrono più di altre la competizione dal vivo, specie se in un contesto affollato da altri partecipanti e osservatori. Cerca di osservare quali candidati hanno maggiore potenziale, evitando di premiare semplicemente chi partecipa di più o si mostra più attivo. Un hackathon del resto dovrebbe essere visto come il punto di partenza, e non di arrivo, di una selezione. Un obiettivo realistico che potresti darti quindi è uscire da quest’esperienza con una shortlist di candidati da rivedere per un secondo colloquio conoscitivo.
Un hackathon in conclusione è un evento che offre grandi opportunità, ma anche molto impegnativo in termini di pianificazione e risorse, da organizzare con cura al fine di garantire visibilità positiva alla tua azienda. Se sei alla ricerca di talenti ma non sei ancora pronto a organizzarne uno, puoi provare la nostra piattaforma MatchGuru, che ti permette di saltare i passaggi di una selezione convenzionale e ti mette in contatto con i profili più affini alle esigenze e ai valori della tua azienda.